U wilt vooruitgang boeken met nieuwe technologie, maar moet dit project een DPIA doorlopen? En zo ja, hoe pakt u dat aan zonder weken te verliezen of het budget te overschrijden?
Infosentry begeleidt u door het DPIA-proces: efficiënt, pragmatisch en zonder overbodige complexiteit. Zo haalt uw innovatie de finish, met privacy en compliance geborgd.
Een DPIA of Data Protection Impact Assessment is verplicht voor verwerkingen die waarschijnlijk een hoog risico inhouden voor betrokkenen. De wetgeving is tekstueel helder, maar in de praktijk zien we organisaties vaak worstelen met vragen over de reikwijdte van de analyse en de behoorlijke uitvoering van een DPIA.
Typische voorbeelden waarvoor vaak een DPIA vereist is: cv-screening door een AI-tool, apps die locatiegegevens tracken, een webshop die klantengedrag analyseert of camera’s met gezichtsherkenning in een voetbalstadion: de mogelijkheden zijn eindeloos, evenals de potentiële risico’s.
Organisaties zijn dus wettelijk verplicht een DPIA uit te voeren wanneer een verwerking waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de betrokkenen wiens gegevens verwerkt zullen worden. Dit kan onder meer het geval zijn bij:
De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit publiceerde een lijst met verwerkingen die in België een DPIA vereisen (link naar GBA lijst). Maar let op: ook verwerkingen buiten deze lijst kunnen een DPIA-verplichting triggeren als ze voldoen aan de algemene GDPR-criteria. Bovendien kan het voor organisaties in bepaalde gevallen ook voordelig zijn om een DPIA uit te voeren wanneer de wet hen daar niet toe verplicht. Een DPIA zorgt voor:
Bij Infosentry hanteren we een gestructureerde, pragmatische DPIA-methodologie, die we in samenspraak met u optimaliseren op maat van uw organisatie. Zo kunnen bevindingen en aanbevelingen vlot geïntegreerd worden in het project en uw manier van werken.
Een typisch DPIA-verloop volgens onze methodologie:
Tijdens een kick-offsessie definiëren we samen met de projectverantwoordelijken, IT-medewerkers, DPO en/of andere stakeholders het concrete toepassingsgebied van de impactanalyse. Dit is ook het moment om praktische afspraken te maken (bv. beveiligde toegang en informatie-uitwisseling, contactpersonen, enz.) en verwachtingen, timing, frequentie en locatie van de prestaties af te stemmen. U heeft zo steeds een vinger aan de pols over de stand van zaken.
We werken een gestructureerd overzicht uit van het project en de verwerking(en) om vervolgens het detailniveau van de analyse te verfijnen. Dit omvat onder meer:
We betrekken stakeholders doorheen het hele proces, zodat u steeds kan terugkoppelen over de benadering vooraleer we de analyse verder verdiepen.
Via gerichte interviews met proceseigenaars, projectleiding, IT-architecten, enz. verhogen we het detailniveau en verzamelen we de input om verschillende componenten genuanceerd mee te nemen in de beoordeling.
Op basis van de verzamelde input werken we een conceptversie uit. Dit provisoire verslag bevat:
Zo brengen we de eerste pijnpunten in kaart en wordt duidelijk welke aspecten extra aandacht verdienen.
De risicoanalyse omvat een uitgebreide evaluatie van de meest relevante risico’s vanuit het perspectief van de betrokkene. We identificeren risico’s op basis van:
Dit leidt tot een gedetailleerd mitigatieplan technische, organisatorische en juridische maatregelen om de impact en/of waarschijnlijkheid van de risico’s beperken. Het resultaat is een concreet uitvoerbaar actieplan dat zo nodig geïntegreerd wordt in de projectplanning.
In één of meerdere workshops verfijnen we de analyse en de risico-inschatting. We toetsen maatregelen en prioriteiten met de betrokken teams en creëren draagvlak voor het voorgestelde mitigatieplan. Onze interactieve aanpak zorgt ervoor dat het eindresultaat gedragen wordt door alle relevante stakeholders binnen uw organisatie.
Na een interne kwaliteitsreview door een tweede consultant finaliseren we het DPIA-rapport. We formuleren een helder gestructureerd advies over de haalbaarheid van de verwerking, expliciteren de randvoorwaarden voor implementatie en ondersteunen waar nodig het besluitvormingsproces. Zo beschikt u over een solide onderbouwing voor de verdere aanpak van de verwerking.
Net zoals andere GDPR-vereisten is een DPIA geen eenmalige oefening, maar een levend document. Verwerkingen evolueren, nieuwe verwerkingen ontstaan en ook technologie en regelgeving staan niet stil. Doorgaans adviseren we om op frequente basis de meest kritieke onderdelen van de DPIA te herevalueren en om de 3 jaar een algemene actualisatie uit te voeren (én wanneer fundamentele wijzigingen plaatsvinden die een merkbare impact hebben op de huidige evaluatie).
Infosentry ondersteunt en adviseert ook organisaties bij het uitwerken en optimaliseren van een interne DPIA-methodologie. Door het trainen van medewerkers, awareness te creëren, uitwerken van templates en checklists integreren we een gepersonaliseerde methodologie in de geschikte schakel van bestaande processen. Dit stelt uw organisatie in staat om de noodzaak van een DPIA vroegtijdig te identificeren en uit te voeren, en de ongewenste implicaties van een reactieve aanpak te voorkomen.
Hoewel de duurtijd van een DPIA erg contextafhankelijk is, zien we in de praktijk dat gemiddeld zes tot tien weken realistisch is om een DPIA-traject van A tot Z te doorlopen.
Tijdens een verkennend gesprek polsen we onder meer naar:
Daarnaast houden we uiteraard rekening met de beschikbaarheid van stakeholders voor interviews, input en feedback.
Een gedocumenteerde DPIA conform de GDPR-vereisten;
Een duidelijke risico-inschatting met onderbouwde argumentatie;
Een mitigatie- en actieplan met prioriteiten;
Een onderbouwde basis voor het advies van de DPO;
Een helder kader waarmee management een go/no-go-beslissing kan nemen of voorwaarden kan koppelen aan de implementatie.
Daarnaast bouwt uw organisatie aan:
Onze consultants combineren juridische expertise (GDPR, contractuele verhoudingen, sectorale vereisten) met technische en organisatorische kennis (architectuur, security en risicobeheer). Uw DPIA wordt geen puur juridisch document, maar een praktisch stuurrapport.
We focussen op de risico’s die er écht toe doen en vertalen die naar concrete aanbevelingen. Geen theoretische rapporten, maar praktische leidraden waar uw team meteen mee aan de slag kan.
Infosentry begeleidde al tal van privacy- en risicotrajecten: van nieuwe digitale toepassingen en dataplatformen tot organisatiebrede programma’s rond informatiebeveiliging en continuïteit. Die ervaring nemen we mee in uw DPIA-traject.
Een DPIA staat niet los van de rest. Waar nodig koppelen we de resultaten aan uw privacyroadmap, informatiebeveiligingsplan of bredere governance-structuur.
Tijdsnood, locatie, specifieke kennis… Infosentry denkt mee. Zo zorgen we voor de juiste consultants op de juiste plaats, op maat van uw noden.
Heeft u nog geen praktisch beeld in al uw verwerkingsactiviteiten of onzekerheid over bepaalde het toepassingsgebied van bepaalde verplichtingen? In dat geval kan u ook een Privacy Compliance Assessment overwegen als eerste stap om de maturiteit van uw organisatie in kaart te brengen.
Heeft u reeds een DPIA heeft uitgevoerd, maar ben u op zoek bent naar praktische ondersteuning bij de implementatie van bepaalde maatregelen? Kijk dan naar onze Privacy Compliance Implementatie-pagina om met ons aan de slag te gaan en uw privacy-framework verder uit werken.
Uw verplichtingen in kaart brengen en zicht krijgen op de verwachtingen die de privacywetgeving voor uw organisatie heeft.
Ondersteuning bij de implementatie en uitbouw van (privacy) compliance binnen uw organisatie.
Ons team komt graag bij u langs
